Omdat geen kind hetzelfde is houdt elke Scoutinggroep een uitgebreide gegevensadministratie bij. Wie kan er goed of minder goed zwemmen? Wie moet de leiding bellen in geval van nood? Zijn er (jeugd)leden met allergieën, dieetwensen, medicatie of behoeven ze andere speciale zorg? Mogen we foto’s van uw kind publiceren ter promotie op Social Media? Allemaal zaken waarvan het van belang is dat de leiding hiervan op de hoogte is, zeker als we samen veilig op kamp willen gaan.

Veel scouting groepen, waaronder Scouting Hiawatha, maken voor het registreren van lidgegevens gebruik van Scouts Online (SOL). Dit is een webapplicatie die onderhouden wordt door Scouting Nederland. In SOL kunnen persoonlijke (aanvullende) gegevens van (jeugd)leden geregistreerd worden.

Omdat ook Scouting Hiawatha zich beseft dat er potentieel gevoelige informatie geregistreerd wordt en ook moet voldoen aan de wet AVG, is SOL dusdanig ingericht dat alleen de eigen leiding van de speltak, de Secretaris en de Gegevensbeheerder van de vereniging deze gegevens kunnen raadplegen. De gegevens van oud-leden worden na 6 maanden automatisch verwijderd uit SOL.

Voor ouders en/of verzorgers die zelf de geregistreerde gegevens van hun kinderen willen controleren op juistheid en volledigheid is er een handleiding geschreven. Deze kun je hieronder downloaden: